1.1. Dossier parent-enfant
Le dossier parent-enfant est un dossier électronique qui
regroupe certaines informations du dossier parental que le Ministère demande
aux services de garde de conserver pour les places à contribution réduite (Règlement sur la contribution
réduite – section IV Administration de la contribution - §2. Dossier
parental).
Un dossier parent-enfant concerne un enfant, un ou
plusieurs responsable(s), une installation et dans le cas d’un
bureau coordonnateur, une responsable d’un service de garde (RSG). Dans
certains cas, un enfant peut avoir plus d’un dossier parent-enfant dans la même
installation. Par exemple, certains enfants en garde partagée auront deux
dossiers.
Note importante
Les responsables du dossier parent-enfant sont les parents signataires des ententes de services avec le service de garde. Dans le cas où ces responsables changent, un nouveau dossier parent-enfant doit être ajouté même si c’est le même dossier parental qui est utilisé par le service de garde. Les changements aux responsables peuvent être :
- Un nouveau signataire des ententes de services;
- Un signataire des ententes de services est remplacé par un autre;
- Un ancien signataire des ententes de services ne l’ait plus.
Un dossier parent-enfant contient les informations
d’identification de l’enfant, de ses parents et identifie un type de clientèles
auquel l’enfant appartient (voir la description plus bas). Le
dossier-parent-enfant est lié aux ententes de services et aux présences
correspondantes.
Les types de clientèles sont des combinaisons des éléments
suivants :
o
la tranche d’âge de l’enfant;
o
le type de place occupée : PCR ou non PCR;
o
l’exemption à la contribution réduite;
o
l’admissibilité de l’enfant à l’allocation pour
l’intégration d’un enfant handicapé;
o
la mesure transitoire pour les enfants handicapés;
o
la place est réservée dans le cadre d’un protocole d’entente
avec les services sociaux;
o
etc.
L’utilisateur du service en ligne CSG peut effectuer l’une
des opérations suivantes pour un dossier parent-enfant :
·
Consulter
ou modifier dossier;
1.1.1. Ajouter un dossier
Généralement, l’ajout d’un dossier parent-enfant est effectué à l’inscription d’un nouvel enfant au service de garde.
Dans le cas d’un renouvellement d’entente de services ou d’un enfant qui revient au service de garde après l’avoir quitté, c’est une nouvelle entente de services dans le dossier parent-enfant existant qui doit être ajoutée.
Au premier envoi des renseignements au Ministère par l’entremise du service en ligne CSG, un dossier parent-enfant doit être ajouté pour chaque enfant qui fréquente le service de garde.
Pour ajouter un
nouveau dossier parent-enfant, il faut réaliser les étapes suivantes :
1- Accéder au service en ligne CSG.
2- Dans le menu de gauche, cliquer sur « Dossiers parent-enfant ».
ð La page « Dossiers parent-enfant » est affichée.
3- En dessous de la liste « Liste des dossiers parent-enfant », cliquer sur le bouton « Ajouter dossier parent-enfant ».
ð La page « Ajouter dossier parent-enfant » est affichée.
4- Remplir les cases du dossier parent-enfant et de l’entente de services. En cas de besoin, consulter Ajouter dossier parent-enfant pour avoir plus de détails concernant chacun des renseignements présents sur la page.
4.1 - Le service en ligne CSG s’assure que l’adresse saisie est une adresse valide. Pour effectuer la saisie d’adresse, il suffit d’utiliser le champ de saisie d’adresse Pour l’utiliser, il faut suivre les étapes suivantes :
a- Inscrire les renseignements de l’adresse.
b- Cliquer sur la bonne adresse dans la liste.
4.2- Il est possible d’appliquer l’horaire usuel dans l’occupation. Cliquer sur « Appliquer l’horaire usuel » :
Suite à l’application de l’horaire usuel, la boîte de dialogue suivante est affichée. Cliquer sur « OK » :
5- En dessous du groupe « Détails de l’occupation », cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
ð Dans le cas où l’ajout est effectué avec succès, le message suivant est affiché.
ð Dans le cas où un message d’erreur apparaît, une explication du message est affichée. Ci-dessous, un exemple de message d’erreur est illustré.
Si un message d’erreur est affiché, il faut corriger l’erreur, puis cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer » (Étape 5).
1.1.2. Rechercher un dossier
Pour rechercher
un dossier parent-enfant
existant, il faut réaliser les étapes
suivantes :
1- Accéder au service en ligne CSG.
2- Dans le menu de gauche, cliquer sur « Dossiers parent-enfant ».
ð La page « Dossiers parent-enfant » est affichée. Elle affiche initialement tous les dossiers parent-enfant.
3- Dans le cas où :
a. Le dossier parent-enfant recherché est retrouvé facilement dans la liste, il n’est pas nécessaire de lancer une recherche.
b. Le dossier parent-enfant recherché n’est pas retrouvé facilement dans la liste, il est possible de modifier les critères de recherche puis de cliquer sur le bouton « Rechercher ». Les détails concernant les critères de recherche sont disponibles dans la section Dossiers parent-enfant.
Remarque : Il est possible de remettre les critères aux valeurs initiales en cliquant sur le bouton « Effacer tout », situé à côté du bouton «Rechercher ».
4- Cliquer sur la colonne « Nom Responsable » du dossier parent-enfant pour y accéder.
Remarque : Dans le cas où le nombre de dossiers parent-enfant retrouvés est élevé, les résultats peuvent être affichés sur plusieurs pages. Les boutons « Suivant » et « Précédent » en bas de la liste permettent de naviguer entre les pages des résultats.
ð Le dossier parent-enfant est affiché.
1.1.3. Consulter ou modifier un dossier
Un dossier parent-enfant peut être consulté ou modifié suite à son ajout (Ajouter un dossier ) ou à sa recherche (Rechercher un dossier ).
Pour consulter ou modifier un dossier parent-enfant, il faut suivre les étapes suivantes :
1- Le cas échéant, il faut rechercher le dossier (Rechercher un dossier ).
2- Une fois le dossier ouvert, il est possible de le consulter ou de le modifier.
a. La page qui apparaît est similaire à l’affichage suivant :
Pour effectuer une modification dans le dossier parent-enfant, il faut réaliser les étapes suivantes :
3- Effectuer la ou les modifications désirées.
Remarque : Certains renseignements ne sont pas modifiables. Pour les modifier, il faut supprimer le dossier parent-enfant (Supprimer un dossier ) puis en ajouter un nouveau (Ajouter un dossier ).
4- Cliquer sur le bouton « Enregistrer dossier », situé à droite, sous le groupe « Autres informations », pour sauvegarder les modifications effectuées.
ð Dans le cas où la modification est effectuée avec succès, le message suivant est affiché.
Remarque : Les messages avec l’icône
indiquent des avertissements. Ils ne bloquent pas la sauvegarde.
ð Dans le cas où un message d’erreur apparaît, une explication du message est affichée. Ci-dessous, un exemple de message d’erreur est illustré.
Si un message d’erreur est affiché, il faut corriger l’erreur, puis cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer » (Étape 4).
1.1.4. Supprimer un dossier
La suppression d’un dossier parent-enfant est effectuée automatiquement lorsque toutes les ententes de services sont supprimées.
Pour supprimer un dossier parent-enfant, il faut réaliser les étapes suivantes :
1- Supprimer toutes les ententes du dossier parent-enfant (Supprimer entente ).
2- Suite à la suppression de la dernière entente de services du dossier parent-enfant, la boîte de dialogue suivante est affichée. Cliquer sur « OK » :
ð Dans le cas où la suppression est effectuée avec succès, le message suivant est affiché.
Remarque : Les messages avec l’icône indiquent des avertissements. Ils ne bloquent
pas la suppression.
v2
09-2018